Wie Sie im Backoffice Ausschreibungen starten

🎯 Für Backoffice-Mitarbeiter. Sehen Sie hier, wie Sie das Angebot eines Versicherers prüfen oder hochladen.
💡 Thinksurance kann für Ihre Organisation in Funktion und Design individuell angepasst sein.

- 1 - Anfrage öffnen
- 2 - Anfrage prüfen
- 3 - Ausschreibungen starten
- 4 - Angebote sammeln

Sollte Ihnen kein Backoffice zur Verfügung stehen, können Sie diesen Service bei uns buchen. Bei Interesse wenden Sie sich gerne an Ihren Ansprechpartner oder schreiben Sie uns an partner-hilfe(at)thinksurance.de.

1 - Anfrage öffnen

Öffnen Sie Ihr Ausschreibungs-Portal > Klicken Sie auf Manuelle Anfragen (im Screenshot: 1).
Finden Sie die gewünschte Anfrage in der Liste.
Nutzen Sie dafür gerne die Filter: Tragen Sie z. B. die Anfrage-ID ins Suchfeld ein (2) > Klicken Sie auf das Lupen-Symbol.
Klicken Sie auf das Ordner-Symbol, um die Anfrage in auf einer separaten Seite zu öffnen (3).

💡 Um alle Anfragen noch ohne zugeteilten Bearbeiter zu sehen, klicken Sie auf den Titel der Spalte Bearbeiter. Beachten Sie, dass unbearbeitete Anfragen nicht immer oben angezeigt werden.
💡 Anfragen, die mit einem Hand-Symbol markiert sind, werden vom Vermittler in Eigenbearbeitung durchgeführt.

2 - Anfrage prüfen

Sobald Sie die Anfrage geöffnet haben, tragen Sie sich zunächst als Bearbeiter der Anfrage ein.

Prüfen Sie dann die Details der Anfrage, bevor Sie Ausschreibungen starten:

Im oberen Bereich überblicken Sie Kurzinformationen zu Anfrage, Vermittler und Versicherungsnehmer.
Beachten Sie, dass ggf. relevante Kommentare und Dokumente angehangen sein können. Diese Bereiche können Sie jeweils über Anzeigen ausklappen.

Detail-Angaben

Klicken Sie auf Anzeigen, um Details auszuklappen. Hier sehen Sie alle relevanten Angaben des Vermittlers – u. A. die Antworten aus dem Risikofragebogen oder Details zum gewünschten Versicherungsschutz.

Beachten Sie die Aussteuerungsgründe: Damit kann angegeben werden, warum Versicherer nicht automatisch Angebote bereitzustellen konnten. Über Alle Aussteuerungsgründe überblicken Sie die Gründe aller Versicherer.

3 - Ausschreibungen starten

Scrollen Sie dafür zum Bereich Ausschreibungen und wählen Sie Ausschreibung hinzufügen.

Versicherer auswählen

Wählen Sie per Klick auf die Kästchen die Versicherer aus, die Sie kontaktieren möchten (im Screenshot: 1).
Die Versicherer sind in Empfohlene / Weitere / Nicht relevante Versicherer eingeteilt.
Ihnen wird in den blauen Kästchen angezeigt, wie oft Versicherer in vergleichbaren Fällen ein Angebot abgegeben haben (2).

Unter Weitere können Sie über die Blitz-Symbole die Gründe einsehen, warum das System nicht empfiehlt, diesen Versicherer anzuschreiben (3).

💡 Wir empfehlen, nur wenige ausgewählte Versicherer zu kontaktieren – Die Anzahl möglicher Kontakte ist oft auf fünf begrenzt. Erfahrungsgemäß wird so eine hohe Qualität der Rückmeldungen gewährleistet.

Dokumente

Prüfen Sie relevante Dokumente, die Sie ggf. schon hochgeladen hatten.
Fügen Sie über Weiteres Dokument hinzufügen bei Bedarf Dokumente wie z. B. eine Schadenrenta hinzu.

E-Mail anpassen

Sie finden eine auf Grundlage Ihrer Daten vorbereitete E-Mail vor, die Sie direkt an Versicherer verschicken können.

Bei Bedarf passen Sie Betreff & Inhalt an. Bitte lassen Sie immer die Beratungs-ID (7- oder 8-stellige Nummer, z. B. 2315906) im Betreff. So kann Ihre Anfrage eindeutig zugeordnet werden.
Um Ihre Anfrage an alle ausgewählten Versicherer zu schicken, bestätigen Sie unten rechts über Ausschreibung starten.

4 - Angebote sammeln

Was passiert auf Seiten der Versicherer?

Ihre Ansprechpartner werden per E-Mail über Ihre Anfrage benachrichtigt. Versicherer haben über die E-Mail Zugriff auf alle Angaben. Nach Prüfung tritt einer der folgenden Fälle ein:

Ihnen wird ein Angebot erstellt
Ihnen werden Rückfragen gestellt
Ihnen wird eine Absage geschickt

Wie lange dauert es, bis ich ein Angebot erhalte?

Die Dauer variiert und ist u. a. abhängig von Produkt, Risiko oder dem Kommunikationsaufwand bei Rückfragen. Urlaubszeiten und Jahresendgeschäft können die Dauer erfahrungsgemäß verlängern. Eine pauschale Antwort ist daher kaum möglich.

Um Sie optimal zu unterstützen, haben wir mit vielen Versicherern ein Serviceversprechen vereinbart, in dem sich unsere Partner zu einer schnellen Bearbeitung verpflichten.

Wie überblicke ich den Status meiner Ausschreibungen?

Sie werden via E-Mail informiert, wenn es zu Ihren Ausschreibungen Neuigkeiten gibt.

Für einen Überblick scrollen Sie im Ausschreibungs-Portal zum Bereich Ausschreibungen. In der Tabelle sehen Sie die angefragten Versicherer und Details zur jeweiligen Anfrage.

Beachten Sie die Spalte Status:

Bereit ausgeschrieben zu werden: Ihre Ausschreibung ist fertig für den Versand und wird in Kürze vom System verschickt.
Ausgeschrieben: Ihre Anfrage wurde verschickt.
In Bearbeitung: Es gibt Rückfragen zu Ihrer Anfrage.
Angebot erhalten: Der Versicherer hat ein Angebot hochgeladen.
Absage zur Anfrage: Der Versicherer hat Ihre Anfrage abgelehnt.
Bei Bedarf können Sie diesen Status in der Spalte Aktion > Anfrage nicht erfolgreich selbst einstellen, z. B. wenn Sie eine Absage per Anruf erhalten haben.

Wie kommuniziere ich mit Vermittlern & Versicherern?

Klicken Sie auf Manuelle Anfragen (im Screenshot unten: 1) > Nachrichten (2), um das Nachrichten-Modul für alle Ausschreibungen auszuklappen. Alternativ können auch direkt in der geöffneten Ausschreibung Nachrichten austauschen.

Um sich Ihre eigenen offenen Nachrichten anzeigen zu lassen, geben Sie sich selbst als Bearbeiter an und klicken Sie auf Unbearbeitete (3).

Nutzen das Nachrichtenmodul wie einen gewöhnlichen Chat – Wählen Sie auf der linken Seite den Empfänger (im Screenshot unten: 1), geben Sie Ihre Nachricht ein und schicken Sie diese über Senden.
Bei Bedarf fügen Sie über Anhang (2) Dokumente oder Bilder wie z. B. Handelsregisterauszüge hinzu.
Vermittler können Ihnen erst Nachrichten schicken, wenn Sie die Unterhaltung mit einer eigenen Nachricht eröffnet haben (3).
Noch unbeantwortete Nachrichten sind mit einem Punkt markiert (4).

Versicherer können z. B. diese Rückfragen stellen:

Können Sie bitte die Tätigkeit des Versicherungsnehmers genauer beschreiben?

Welche Qualifikationen hat der Versicherungsnehmer?

Können Sie bitte die prozentuale Aufteilung der Tätigkeiten mitteilen (bei Mischbetrieben)

Erinnerungen schicken: Bei Bedarf senden Sie unter Ausschreibungen > Spalte Aktion > Erinnerung eine vorgefertigte Erinnerung an den Versicherer.
Falls automatische Erinnerungen verschickt werden oder die Ausschreibung automatisch nach einer bestimmten Anzahl von Tagen beendet wird, wird Ihnen das über Zahlen-Symbole angezeigt:

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