Wie Sie System-E-Mails einstellen lassen

- Was sind System-E-Mails?
- Wie viele Empfänger kann ich eintragen lassen?
- In welchen Situationen kann ich System-E-Mails verschicken lassen?
- Welche System-Mails kann ich einrichten lassen?

Was sind System-E-Mails? 

System-E-Mails sind automatisierte Benachrichtigungen, die bei bestimmten Ereignissen auf der Plattform – z. B. Abschlüssen, Start von Ausschreibungen oder Rückmeldungen zu Angeboten – getriggert werden.

Sie sorgen dafür, dass relevante Personen oder Abteilungen innerhalb Ihrer Organisation über wichtige Vorgänge informiert werden. 

Als Administrator legen Sie fest, wer wann welche Informationen erhält: Die Empfänger können Sie individuell festlegen (z. B. einzelne Personen oder Sammelpostfächer). 

Üblicherweise werden System-E-Mails Ihrer Organisation während Ihres Onboardings gemeinsam festgelegt – Sie können jedoch auch danach flexibel geändert werden. 

 
Wie viele Empfänger kann ich eintragen lassen? 

 Pro System-E-Mail können Sie einen direkten Adressaten und eine CC-Adresse eintragen lassen. 

1 – Hauptempfänger: Lassen Sie eine E-Mail-Adresse Ihrer Wahl als direkten Empfänger hinterlegen. Wen das Trigger-Ereignis eintritt, erhält diese Adresse automatisch eine E-Mail. 
Oft wird die Adresse einer Abteilung / Person hinterlegt, die für die operative Umsetzung verantwortlich ist. 

2 – Adresse in CC: Lassen Sie eine weitere E-Mail-Adresse hinterlegen, die in CC eine Kopie der System-E-Mail erhält. 
Oft wird in CC die Adresse des Controllings / der Bereichsleitung hinterlegt.

Sammelpostfach einrichten 

Haben Sie z. B. in Ihrem Backoffice mehrere Mitarbeiter, die nicht direkt kontaktiert werden sollen? Folgende Lösung hat sich bewährt: 
 
1. Richten Sie ein Sammelpostfach ein 
2. Teilen Sie uns die E-Mail-Adresse mit 
3. Wir hinterlegen das Sammelpostfach in den Einstellungen 
 
So gehen alle Nachrichten rund um die Ausschreibungsplattform wie Neue Angebote, Absagen oder Chatnachrichten, in das Sammelpostfach statt direkt an die einzelnen Bearbeiter.

 
In welchen Situationen kann ich System-E-Mails verschicken lassen? 

Hier finden Sie eine Auswahl an Beispielen für übliche Einrichtungen. Bitte wenden Sie sich für Ihre individuell optimale Einrichtung an partner-hilfe(at)thinksurance.de. 

Eine Ausschreibung wurde an das Backoffice gestartet 
(Trigger: “Dealbreak”) 

Wenn ein Vermittler eine Ausschreibung startet, erhält die hinterlegte E-Mail-Adresse, in der Regel das Backoffice, automatisch eine vorgefertigte System-E-Mail. 
 
Darin enthalten sind Daten zum Vermittler, Kundendaten sowie das Produkt, Anfrage-ID und der Aussteuerungsgrund. So kann Ihr Backoffice mit der Bearbeitung der Ausschreibung beginnen. 

Ein neuer Deckungsauftrag wurde eingereicht 
(Trigger: “Deal”) 

Lassen Sie Ihr Backoffice darüber informieren, dass einer Ihrer Vermittler einen neuen Deckungsauftrag eingereicht hat. Ihr Backoffice kann die Deckung dann prüfen und nächste Schritte einleiten. 
(Nur relevant, wenn das Backoffice in Ihrer Organisation diese Rolle erfüllt) 

Welche System-E-Mails kann ich einrichten lassen? 

Wenden Sie sich für die individuelle Einrichtung Ihrer System-E-Mails gerne an Ihren Ansprechpartner oder per Mail an unsere Partner-Hilfe: partner-hilfe(at)thinksurance.de.  
Gerne unterstützen wir Sie bei der optimalen Konfiguration! 

Weitere Inhalte finden Sie im Wissenszentrum.
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