Lernen Sie die Abläufe auf Thinksurance als Backoffice-Mitarbeiter kennen
🎯 Für Backoffice-Mitarbeiter. Erfahren Sie hier, wie Sie ein Angebot prüfen oder selbst hochladen.
💡 Thinksurance kann für Ihre Organisation in Funktion und Design individuell angepasst sein.
Start der Ausschreibung an die Gesellschaften
Abgelaufenen Angebote- wie gehe ich damit um?
Dashboard Überblick
Nachdem Sie sich mit Ihren Zugangsdaten angemeldet haben, befinden Sie sich auf der Startseite. Von hier aus haben Sie folgende Optionen:
- Vermittlerübersicht
- Berechnungen
- Abschlüsse
- Manuelle Anfragen
Manuelle Ausschreibungen
Wo finde ich die Ausschreibungen im Dashboard?
Über den Punkt Manuelle Anfragen gelangen Sie in die Übersicht offener Ausschreibungsanfragen. Sie können die Gesamtansicht aller offenen Anfragen folgendermaßen anzeigen:
- Alle: Dort sind alle aktuell offenen Anfragen angezeigt. Sie sehen auf einen Blick alle wichtigen Informationen, wie die Identifikationsnummer, den Vermittler, Bearbeiter, das Produkt und Gewerbe sowie den Status. Springen Sie von hier aus über das Mappen-Symbol in den jeweiligen Vorgang.
Wenn Sie statt des Mappen-Symbols ein Hand-Symbol sehen, bedeutet dies, dass die Ausschreibung vom Vermittler in Eigenbearbeitung übernommen wird.
Beachten Sie: Die Anfragen sind nach Datum sortiert. Dieses Datum ist jedoch nicht identisch mit dem Ausschreibungsdatum. Daher werden unbearbeitete Anfragen nicht zwangsläufig oben angezeigt. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass alle Ausschreibungen ohne Bearbeiter oben angezeigt werden, klicken Sie einmal mit der Maus auf die Kategorie Bearbeiter.
- Vermittleraktion erforderlich: Diese Liste zeigt alle offenen Anfragen ohne offene Ausschreibungen mit mindestens einem Angebot und ohne bisherigen Abschluss.
- Nachrichten: Über diesen Reiter können Sie sich alle ungelesenen Nachrichten anzeigen lassen und diese filtern.
💡 Tipp: Um sich Ihre offenen Nachrichten anzeigen zu lassen, wechseln Sie zu Nachrichten, wählen Sie sich selbst als Bearbeiter aus und gehen dann auf unbearbeitet.
In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie Ihrem Vermittler ein Angebot zur Verfügung stellen können.
Sie lernen, wie Sie alle relevanten Informationen der Anfrage einsehen und anschließend Ihr Angebot abgestimmt auf die Anfrage hochladen können.
Anfrage bearbeiten
Nach dem Klicken auf das Ordner-Symbol gelangen Sie in die Übersicht der Anfrage. Sie können sich nun zuerst als Bearbeiter der Anfrage hinterlegen und sehen im oberen Bereich alle allgemeinen Informationen zur Anfrage detaillierter aufgeschlüsselt:
- Übersicht der Anfragen
- Angaben zum betreuenden Vermittler und Versicherungsnehmer
Die Bereiche Nachrichten, System-E-Mails und Dokumente werden im weiteren Verlauf der Bearbeitung erläutert.
Detail-Angaben
Wenn Sie die Detailangaben ausklappen, sehen Sie alle Angaben, die der Kunde und Vermittler getätigt haben. Dort sind alle Antworten des Risikofragebogens sowie weitere relevante Informationen hinterlegt. Dies umfasst Details wie den Versicherungsbedarf, die zu versichernden Risiken, den gewünschten Versicherungsschutz und andere relevante Informationen.
Ein weiteres wichtiges Detail ist der Aussteuerungsgrund: Aussteuerungsgründe sind Kriterien oder Faktoren, die Versicherungsunternehmen dazu veranlassen können, eine Versicherungsanfrage abzulehnen oder manuell zu prüfen.
Tipp: Über den Button „Alle Aussteuerungsgründe“ können die Gründe der jeweiligen Gesellschaften eingesehen werden.
Ausschreibung hinzufügen
Über + Ausschreibung hinzufügen können Sie gleichzeitig an verschiedene Gesellschaften ausschreiben:
Im oberen Bereich, mit einem Stern markiert, sehen Sie zuerst alle vom Account empfohlenen Versicherer.
Symbole neben der Gesellschaft werden kurz aufgeschlüsselt.
Darauf folgen weitere Versicherer und schließlich Versicherer, die nicht relevant sind. Im nächsten Abschnitt können Sie dann weitere relevante Dokumente hinzufügen.
Die E-Mail, mit der die Anfrage an die ausgewählten Versicherer gesendet wird, können Sie nochmals prüfen und auf Wunsch ergänzt werden.
In der versendeten Email befindet sich ein Link, mit dem die Gesellschaften Ihre Angebote direkt in der Plattform bereitstellen können.
Ausschreibung bearbeiten
Nach dem Versand der E-Mails an die Gesellschaften sehen Sie Veränderungen in Ihrer Anfrageübersicht.
Die versendeten E-Mails sehen Sie nun unter System-E-Mails, außerdem sind alle angefragten Gesellschaften in einer Tabelle dargestellt. Neben dem Versicherer sehen Sie dort auch das Datum, die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners sowie ganz rechts ein Aktionsmenü für jede Anfrage.
Was bedeuten die einzelnen Status?
- Bereits ausgeschrieben zu werden: Das System bereitet sich auf den Versand der Ausschreibungen vor.
- Ausgeschrieben: E-Mails wurden an die Versicherer geschickt, sie sehen alle versendeten E-Mails unter System-E-Mails.
- In Bearbeitung: Das Angebot wurde vom Versicherer gesichtet und es bestehen Rückfragen, z.B. über das Nachrichtenmodul. Es liegt noch kein Angebot vor.
- Angebot erhalten: Der Versicherer hat ein Angebotsdokument hochgeladen.
- Absage zur Anfrage: Der Versicherer hat das Angebot abgelehnt.
Welche Aktionen gibt es?
Im Aktionsmenü ganz rechts haben Sie folgende Optionen:
- Erinnerung schicken: Sie können über diesen Button eine Erinnerung versenden. Alternativ zeigen Ihnen die Zahlen, nach wie vielen Tagen jeweils automatische Erinnerungen versendet werden.
- Angebot hinzufügen: Sie können über diesen Button ein Angebot hinzufügen.
- Anfrage nicht erfolgreich: Als Backoffice können Sie über diesen Button einzelne Anfragen zurückziehen, ohne die gesamte Anfrage beenden zu müssen.
- In Bearbeitung: Das Ausschreibungsangebot wir aktuell bearbeitet und der Versicherer hat Rückfrage gestellt.
- Link zur Ausschreibung: Durch den Link wird die Ansicht der Versicherer geöffnet.
Wie funktioniert die Kommunikation über das Nachrichtenmodul?
Das Kommunikationsmodul bietet Ihnen die Möglichkeit, Rückfragen direkt mit den Gesellschaften und dem Vermittler abzuklären.
Vermittler können Sie nicht initiativ anschreiben. Die Kommunikation zu dieser Anfrage muss erst von der Seite des Backoffice eröffnet werden.
Sie können auch Dateien versenden und weiterleiten. Diese finden Sie dann im jeweiligen Chat sowie gebündelt unter Dokumente. Bei Deckungsbeauftragung wird der gesamte Verlauf des Chatmoduls der Deckungsnote beigefügt, sodass auch dort mit Absprachen transparent umgegangen wird.
Angebote prüfen oder selbst hochladen
Erfahren Sie mehr dazu in diesem Artikel.
Wie gehe ich mit abgelaufenen Angeboten um?
Sollte sich ein Vermittler bei Ihnen melden, da Angebote abgelaufen sind, können Sie folgendermaßen vorgehen:
- Sprechen Sie die entsprechenden Versicherer über das Kommunikationsmodul an und fragen Sie diese, ob die abgegebenen Angebote verlängert werden können.
- Bei einer positiven Rückmeldung können Sie dann selbstständig über das Stiftsymbol die Angebote bearbeiten und erneut freigeben.
Der Vermittler kann diese Angebote dann wieder vergleichen und freigeben. Diese Information können Sie dem Vermittler über das Kommunikationsmodul mitteilen. Dieser erhält dann eine E-Mail und kann die neuen Angebote direkt einsehen, vergleichen und abschließen.
Passwort vergessen oder ändern?
Sollten Sie Ihr Passwort ändern wollen, gehen Sie auf Startseite auf das Personen-Symbol rechts. Dort können Sie unter Passwort ändern Ihr Passwort aktualisieren.
Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie auf der Login-Seite über Passwort vergessen ein neues Passwort erstellen.
Weitere Inhalte finden Sie im Wissenszentrum.
Wenden Sie sich alternativ gerne an die auf Ihrem Dashboard angegebenen Ansprechpartner, oder an unsere Experten: Nutzen Sie dafür das Chat-Symbol unten rechts im Produkt oder schreiben Sie uns eine Mail an partner-hilfe(at)thinksurance.de.
Nur aus Gründen der besseren Lesbarkeit verwenden wir im Wissenszentrum das generische Maskulinum.
Unsere Plattform wird ständig weiterentwickelt. Manche Stellen des Wissenszentrums zeigen eine ältere Version. Wir arbeiten ständig daran, die Inhalte für Sie zu aktualisieren.