Wie kann ich Ausschreibungen bearbeiten oder starten? Wie funktioniert das Nachrichtenmodul? Wie ist das Dashboard aufgebaut? Was mache ich, wenn Angebote abgelaufen sind?
Inhalte:
Dashboard Überblick
Start der Ausschreibung an die Gesellschaften
Abgelaufenen Angebote- wie gehe ich damit um?
Dashboard Überblick
Nachdem Sie sich mit Ihren Zugangsdaten angemeldet haben, befinden Sie sich auf der Startseite.
Von hier aus haben Sie folgenden Optionen:
- Vermittlerübersicht
- Berechnungen
- Abschlüsse
- Manuelle Anfragen
Manuelle Ausschreibungen
Wo finde ich die Ausschreibungen im Dashboard?
Über den Punkt "Manuelle Anfragen" gelangen Sie in die Übersicht offener Ausschreibungsanfragen. Sie können die Gesamtansicht aller offenen Anfragen folgendermaßen anzeigen:
Alle: Dort sind alle gerade offenen Anfragen angezeigt. Sie sehen außerdem auf einen Blick alle wichtigen Informationen, wie die Identifikationsnummer, den Vermittler, Bearbeiter, das Produkt und Gewerbe sowie den Status. Springen Sie von hier aus über das Mappen Symbol in den jeweiligen Vorgang. Wenn Sie statt des Mappen Symbols einen Hand sehen, bedeutet dies, dass die Ausschreibung vom Vermittler in Eigenbearbeitung übernommen wird.
Achtung! Die Anfragen sind nach Datum sortiert, dieses Datum ist jedoch nicht identisch mit dem Ausschreibungsdatum. Daher werden unbearbeitete Anfragen nicht zwangläufig oben angezeigt.
💡Wenn man auch Nummer sicher gehen möchte, kann man einmal mit der Maus auf die Kategorie "Bearbeiter" klicken, sodass alle Ausschreibung ohne Bearbeiter oben angezeigt werden.
Vermittleraktion erforderlich: Diese Liste zeigt alle offenen Anfragen ohne offene Ausschreibungen mit mind. einem Angebot und ohne bisherigen Abschluss.
Nachrichten: Über diesen Reiter können Sie sich alle ungelesenen Nachrichten anzeigen lassen und diese filtern.
💡 Um sich Ihre offenen Nachrichten anzeigen zu lassen, wechseln Sie in den Reiter Nachrichten, wählen Sie sich selbst als Bearbeiter aus und gehen dann auf "unbearbeitet".
In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie Ihrem Vermittler ein Angebot zur Verfügung stellen können.
Sie lernen, wie Sie alle relevanten Informationen der Anfrage einsehen und anschließend Ihr Angebot abgestimmt auf die Anfrage hochladen können.
Wie beginne ich mit der Bearbeitung einer Anfrage?
Nach dem Klicken auf das Ordner-Symbol gelangen Sie in die Übersicht der Anfrage. Sie können sich nun zuerst als Bearbeiter der Anfrage hinterlegen und sehen im oberen Bereich alle allgemeinen Informationen zur Anfrage detaillierter aufgeschlüsselt:
- Übersicht der Anfragen,
- Angaben zum betreuenden Vermittler und
- zum Versicherungsnehmer
Die Bereiche Nachrichten, System Emails und Dokumente werden erst im weiteren Verlauf der Bearbeitung erläutert.
Detail-Angaben
Wir betrachten zuerst die Detailangaben. Wenn sie diese ausklappen, sehen Sie alle Angaben die der Kunden und Vermittler getätigt haben. Kurz gesagt sind dort alle Antworten des Risikofragebogen sowie weitere relevanten Informationen hinterlegt.
Dies umfasst Details wie den Versicherungsbedarf, die zu versichernden Risiken, den gewünschten Versicherungsschutz und andere relevante Informationen.
Ein weiteren wichtiges Detail ist der Aussteuerungsgrund: Aussteuerungsgründe sind Kriterien oder Faktoren, die Versicherungsunternehmen dazu veranlassen können, eine Versicherungsanfrage abzulehnen bzw. manuell zu prüfen.
💡 Über den Button " Alle Aussteuerungsgründe" können die Gründe der jeweiligen Gesellschaften eingesehen werden.
Ausschreibung hinzufügen
Über das "+ Ausschreibung hinzufügen" Symbol können Sie nun gleichzeitig an unterschiedliche Gesellschaften ausschreiben:
Im oberen Bereich, mit einem Stern markiert, sehen sie zuerst alle vom Account empfohlenen Versicherer.
Die Symbole neben der Gesellschaft werden im folgenden kurz aufgeschlüsselt:
Darauf folgen weitere Versicherer und schließlich Versicherer, die nicht relevant sind.
In nächsten Abschnitt können sie dann weitere relevante Dokumente hinzufügen.
Die Mail, mit der die Anfrage an die ausgewählten Versicherer gesendet wird, können Sie nochmals prüfen und auf Wunsch ergänzen.
In der versendeten Email befindet sich ein Link, mit dem die Gesellschaften Ihre Angebote direkt in der Plattform bereitstellen können.
Bearbeitung der Ausschreibung
Nach dem Versand der Emails an die Gesellschaften sehen Sie Veränderungen in Ihrer Anfrageübersicht.
Die versendeten Emails sehen Sie nun unter "System Emails", außerdem sind alle angefragten Gesellschaften in einer übersichtlichen Tabelle dargestellt. Neben dem Versicherer sehen sie dort auch das Datum, die Ansprechpartner-Emailadresse sowie ganz rechts ein Aktionen Menü für jede Anfrage.
Was bedeuten die einzelnen Status?
Bereits ausgeschrieben zu werden: Das System bereitet sich auf den Versand der Ausschreibungen vor.
Ausgeschrieben: Emails wurden an die Versicherer geschickt, sie sehen alle versendenten Emails unter System Emails.
In Bearbeitung: Das Angebot wurde vom Versicherer gesichtet und es bestehen Rückfragen z.B. über das Nachrichtenmodul. Es liegt noch kein Angebot vor.
Angebot erhalten: Der Versicherer hat ein Angebots Dokument hochgeladen.
Absage zur Anfrage: Der Versicherer hat das Angebot abgelehnt.
Welche Aktionen gibt es?
Im Aktionsmenü ganz rechts haben Sie folgenden Optionen:
Erinnerung schicken
Sie können über diesen Button eine Erinnerung versenden, alternativ zeigen Ihnen die Zahlen, nach wie vielen Tagen jeweils automatische Erinnerungen versendet werden.
Angebot hinzufügen
Sie können über diesen Button ein Angebot hinzufügen.
Anfrage nicht erfolgreich
Als Backoffice können Sie über diesen Button einzelne Anfragen zurückziehen, ohne die gesamte Anfrage beenden zu müssen.
In Bearbeitung
Dies bedeutet, dass das Ausschreibungsangebot aktuell bearbeitet wird und der Versicherer eine Rückfrage gestellt hat.
Link zur Ausschreibung
Durch den Link wird die Ansicht der Versicherer geöffnet.
Wie funktioniert die Kommunikation über das Nachrichtenmodul?
Das Kommunikationsmodul bietet Ihnen die Möglichkeit, Rückfragen direkt mit den Gesellschaften und dem Vermittler abzuklären.
💡 Vermittler können Sie nicht initiativ anschreiben, die Kommunikation zu dieser Anfrage muss erst von der Seite des Backoffice "eröffnet" werden.
Sie können auch Dateien versenden und weiterleiten. Diese finden Sie dann im jeweiligen Chat, sowie gebündelt unter Dokumente. Bei Deckungsbeauftragung wird der gesamte Verlauf des Chatmoduls der Deckungsnote beigefügt, sodass auch dort getätigte Absprachen transparent sind.
Angebote erhalten und ggf. freigeben
Je nach Accountvorgaben sind Ausschreibungsangebote für die Vermittler entweder direkt verfügbar oder müssen von Ihnen noch für diese freigegeben werden werden.
Abgelaufenen Angebote- wie gehe ich damit um?
Sollte sich ein Vermittler bei Ihnen melden, da Angebote abgelaufen sind, können Sie folgendermaßen vorgehen:
Sprechen Sie die betreffenden Versicherer über das Kommunikationsmodul an und fragen Sie diese, ob die abgegebenen Angebote verlängert werden können.
Bei einer positiven Rückmeldung können Sie dann selbstständig über das Stiftsymbol die Angebote bearbeiten und wieder freigeben.
Der Vermittler kann diese Angebote dann wieder vergleichen und freigeben. Auch diese Information können Sie dem Vermittler über das Kommunikationsmodul mitteilen. Dieser erhält dann eine Email und kann die neuen Angebote direkt einsehen, vergleichen und abschließen.
Passwort vergessen oder ändern?
Möchten Sie Ihr Passwort ändern, gehen Sie bitte vom Dashboard bzw. der Startseite aus auf das "Männchen Icon" rechts. Dort können Sie unter dem Menüpunkt "Passwort ändern".
Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie auf der Loginseite über "Passwort vergessen" ein neues Passwort generieren.
✉️Kontakt
Wenden Sie sich bei Fragen jederzeit an partner-hilfe@thinksurance.de .